整体解决方案

1、管理难点

 电子邮件是目前外贸中最基本的联系方式,开发客户、接单、跟单、与客户的交流等,主要都以邮件为载体来进行,外贸业务相关数据也都建立在邮件之上。可以说,没有电子邮箱,外贸寸步难行。然而邮件量大,内容重要,在管理工作上有以下难点:

·  往来邮件量巨大,简单的邮件处理工具不能完全胜任,甚至出现邮件丢失、损坏的情况。

·  作为领导或业务员如快速处理、跟进客户询盘,提高客户满意度。

·  业务员流动频繁,如何快速有效地完成工作交接并避免因业务员流动造成的客户流失。

·  如何对通过参展、做推广而来的客户进行有序分类,并对客户资料进行保存,提高订单成交率。

·  业务员对重要客户邮件,如何做到及时处理,有效掌握。

·  对于重要邮件或者敏感邮件发出之前,如何做到有效及时监管。

·  如何将业务员和客户往来的所有邮件进行有序归并和集中保存,避免由于业务员不当操作或恶意删除造成重要邮件丢失。

·  业务员邮件收发情况,如何做到精确统计

·  老板经常出差如何随时随地掌握公司运转情况,真正实现移动办公,提高工作效率。

2、解决方案说明

 畅想邮件管理系统在系统基础结构及数据库结构上进行科学设计,经历了上百万封邮件收发的考验,凝聚着广大客户使用心得和管理经验。软件操作界面简洁方便,邮件处理速度快;邮件国际容错误能力强(很多软件不支持多种语言并会出现邮件乱码);支持国际标准协议解码,支持SSL加密认证邮箱的连接使用。

3、方案关键应用描述

·  强大细致的产品功能

1、人性化操作界面:结合了Outlook和Foxmail的操作界面,用户可以根据使用习惯进行切换,使用更方便

2、邮件统一管理:畅想邮件管理系统可把公司的邮箱统一设置到软件系统,原来存放在各个地方的邮件可以集中收集到邮件服务器上,个人电脑里没有任何邮件信息,实现了邮件集中化的管理方式。

3、邮件自动分配及归档:对于发到公司的邮件,自动分发给具体的业务员处理,提高业务响应速度,具体来自某客户的邮件,可以自动分配给公司的业务员,邮件自动地记录到该客户的联系记录中。

4、邮件群发功能:邮件群发功能可以一次性地给所有的客户发送邮件。提高效率,对方收到您的邮件时,不会显示多个收件人地址。

5、邮件归并功能:提供自动、手工两种归并方式

6、邮件提醒功能:可以针对一个邮件进行设置“提醒事件与日期管理结合”及消息管理结合。比如:设置后天9点之前给客户ibm寄样,系统会在设定日期提前15分钟提醒您。同时还可以管理清除过期或正在提醒的邮件事件。

7、邮件回复监督:根据日期来查询业务员收到的邮件,如可在查询的时间框中输入“2天”内,自动查询出没有回复处理的邮件,从而督促业务员对客户邮件进行跟进处理。

8、邮件信纸:支持强大的在html即编即见的模板设计系统,可以随心所欲设计您想要的邮件模板。

9、签名管理:支持多个邮件签名,根据不同客户或者不同的抬头可以选择不同的签名。

10、样本管理:企业所有样品和图片信息都可以很方便地输入系统,便于查阅和调用。

11、邮件回执功能:可以设置发送的邮件是否请求回执功能。

12、邮件标注功能:可以把一些重要的邮件进行以*号来标识,以便重点处理。

13、来信者地区识别:可以根据目前的IP库中数据自动判断出来信者的发信地区。

14、内部邮件功能:内部人部发信不经过外网直接在数据库转给内部人员速度快。

15、邮件搜索功能:可以根据邮件的各种条件来查询邮件。

16、邮件导入功能:可以批量把以前foxmail或是outlook中的邮件批量导入到系统帐号中去。

17、邮件统计功能:可以统计了当前邮箱的使用情况。

18、邮件导出功能:可以选择把邮件导出.eml格式。

19、邮件跟踪:可以对发出的邮件进行跟踪,知道对方在什么时间,在哪里阅读过该邮件。

20、 远程邮箱: 可以对系统未接收过的新邮件进行查看是否有垃圾邮件或者带病毒的邮件,处理后再接收邮件。

21、远程连接:通过稳定快速的远程连接功能,以及强大的数据安全访问机制,实现异地办公,使出差在外或者分支机构办公更加方便。

·  安全集中的邮件管理

A、对员工管理邮件的权限进行设置

按照管理者、部门经理、业务员的级别进行设置,可以分别授权是否可以删除邮件、是否可以查看别人的邮件等等,比如,管理者可以查看所有人的邮件,部门经理可以查看部门的邮件,业务员只能查看自己的邮件。

B、邮件审批功能

对于做外贸的新手,可以对其进行邮件签发设置,写好的邮件只有通过上级审核后方可发送。

C、邮件删除权限控制

可以设置对邮件是否有直正删除邮件的权限。没有删除权限业务员删除的邮件只是表面删除,所有删除的邮件都在系统管理员“已经删除邮件箱”中,只有等待系统管理确认后才彻底删除,保证了邮件数据库安全性。

D、总垃圾箱管理

可有效防止误操作或恶意删除,确保数据安全性。

4、应用效益

·  快速跟进,及时沟通:自动提醒功能,确保往来邮件快速跟进,一网打尽所有商机。

·  商机集中,统一分配:降低对员工的依赖性,新老员工交接迅速,不影响工作进度,防止飞单等意外现象的发生。

·  超大容量,超速处理:邮件容量巨大,处理速度快,可满足企业日常的使用需求。

·  全面监管,安全无忧:自定义权限设置,对所有邮件,避免恶意删除或其他误操作,确保数据安全。